A conciliação bancária é atividade de comparação entre os lançamentos internos e saldo do seu banco. Clique e entenda a importância.
Compreender a saúde financeira de um negócio é uma tarefa crucial para qualquer empreendedor. No centro dessa tarefa, frequentemente, encontra-se o processo de conciliação bancária. Mas o que é conciliação bancária?
A conciliação bancária é um processo extremamente importante para acompanhar a saúde financeira de uma empresa, já que envolve o processo de comparar o extrato bancário com o registro das finanças internas. É nessa hora que possíveis alertas em relação à saúde do negócio podem surgir.
Para aplicar a conciliação bancária, é muito importante conhecer o conceito, importância e algumas formas que ela pode ser realizada.
Apesar de parecer um processo simples, vale atenção com algumas informações. Continue a leitura deste conteúdo até o fim e encontre essas e outras dicas.
O que é conciliação bancária?
Conciliação bancária é a verificação e comparação do saldo e extrato do banco com as anotações da planilha interna ou dos registros.
É um procedimento que valida tudo o que entrou e tudo o que saiu do caixa da empresa. Seu objetivo é assegurar que tanto os saldos como as transações bancárias estejam certos e em harmonia.
Todas as entradas na empresa precisam estar contabilizadas ou registradas. Seja dinheiro, boleto, cheque, Pix, transferência, cartão de crédito ou débito.
Essas informações são cruciais para você saber qual a origem e as fontes dos pagamentos.
Qual a importância da conciliação bancária?
A conciliação bancária é uma aliada para a gestão financeira de uma empresa. Isso porque é através dela que dá para identificar possíveis clientes devedores, fazer um planejamento orçamentário com o saldo que tem para entrar e acompanhar de perto qual é o valor real pago em diversas taxas.
Desse modo, é possível ter uma visão ampla de como está a gestão dos negócios.
Além disso, a conciliação bancária em dia facilita detectar situações como fraudes financeiras, saber se houve alterações nos números preenchidos na planilha interna de forma manual e, com isso, tomar o quanto antes as devidas providências para resolver o que for necessário.
Como funciona a conciliação bancária?
Para garantir a efetividade do processo de conciliação bancária, é preciso definir uma periodicidade e ser regular com relação a isso.
Não tem problema se a execução vai acontecer diariamente, semanalmente, quinzenalmente, ou até mesmo mensalmente, o importante é fazer os lançamentos de acordo com o período estipulado.
Isso vai depender das movimentações do caixa da sua empresa, mas é importante ressaltar que quanto menor for o intervalo para realizar os lançamentos, mais seguro será o seu planejamento financeiro.
Durante esse período, guarde todos os documentos importantes que você precisará usar para o lançamento: notas fiscais, ordens de pagamento, recibos, comprovantes de depósitos e transferências etc.
Mesmo os documentos digitais, como os comprovantes de Pix, precisam estar salvos para serem lançados na conciliação. Essa organização é crucial para o controle e gestão interno da empresa.
Depois de ter definido a frequência, é preciso considerar qual dos dois métodos será utilizado: manual ou automático.
Qual o melhor jeito de fazer a conciliação bancária?
Agora que você entendeu o que é conciliação bancária e toda a sua importância para manter e fazer a gestão do seu negócio, confira as duas maneiras para realizar esse procedimento: a forma manual e a forma automática.
Conciliação bancária manual
Com todos os documentos necessários para realizar a conciliação bancária, você deverá criar uma planilha com os seguintes campos:
- Data da operação (se o lançamento ocorrer em dias diferentes da operação, é importante ter o campo para preencher a data que está lançado na planilha);
- Número do documento;
- Valor;
- Tipo de pagamento/ recebimento (colocar como o dinheiro entrou ou saiu, se foi débito, Pix, dinheiro etc.);
- Categoria/ discriminação;
- Saldo atualizado no banco.
Algumas vantagens de se fazer a conciliação de forma manual são: controle detalhado, já que cada transação é lançada de forma individual e entendimento mais preciso.
Além disso, a flexibilidade permite ajustes e alterações que façam mais sentido para facilitar, agilizar ou otimizar os processos.
Porém, existem certas desvantagens do método manual que devem ser levadas em conta: o processo dos lançamentos demanda um tempo e empenho maior, existe o risco de erros humanos, o método é mais vulnerável para sofrer fraudes e a atualização não é feita em tempo real.
Assim, antes de optar por este método, é importante entender o cenário do negócio e avaliar se ele atenderá as necessidades da equipe.
Conciliação bancária automatizada
Os sistemas automatizados de gestão estão cada vez mais presentes nas empresas, pois quanto maior for o fluxo de transações diárias de um caixa, maior atenção ele exige das pessoas envolvidas, tentando mitigar possíveis erros.
Com um sistema, este processo é completamente automatizado. Assim, além de otimizar o tempo de produtividade da sua equipe financeira com preenchimento manual da planilha, os erros humanos são bem reduzidos, o lançamento é feito em tempo real e ele gera relatórios em questão de minutos.
Dessa forma, você pode acompanhar de perto a saúde financeira da sua empresa, ter mais atenção aos extratos, resolver o quanto antes qualquer discrepância que aparecer e pode ter uma visão ampla de todas as áreas.
Tenha mais segurança e agilidade com a conciliação bancária automatizada
Realizar o processo de conciliação bancária através de planilhas é o método mais comum entre os gestores, porém nem sempre é o mais seguro e eficiente.
Optar por um sistema de gestão para fazer todos os lançamentos de entrada e saída do caixa diariamente é uma boa solução para quem precisa e quer ter segurança e tranquilidade.
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