Você sabe o que é gestão de documentos ou mesmo qual é a sua importância para uma organização? Esse é um processo vital para garantir o bom andamento de qualquer empresa.
A verdade é que existem diversos fatores que contribuem para que uma empresa tenha bons resultados. Por isso, saber o que é gestão de documentos acaba se tornando necessários.
Algumas tarefas rotineiras dentro de uma empresa requerem diversos documentos, em especial aqueles que envolvem finanças, marketing, recursos humanos etc.
Sendo assim, para garantir uma boa administração saber o que é gestão de documentos e de que forma aplicar em uma organização se faz necessário.
Pensando nisso, no artigo de hoje, iremos falar sobre os principais pontos sobre o que é gestão de documentos.
O que é gestão de documentos?
Em suma, nada mais é que o nome que se dá para um conjunto de processos que se implementa por alguma instituição.
Nesse caso, o objetivo é sempre garantir e promover melhor produção, arquivamento e até o uso adequado de registros mais importantes.
O intuito deve ser o de simplificar o uso de papéis no dia a dia, de modo a deixar a busca por dados muito mais segura, fácil e organizada.
Nesse sentido, a gestão de documentos acaba envolvendo também alguns arquivos digitais. Portanto, essa área deve saber como é feita a assinatura eletrônica e como garantir a autenticidade de documentos remotos.
Falando de maneira mais prática, a condução da gerência documental acontece de acordo com a realidade que cada empresa experimenta.
Portanto, aqueles que geram bastante arquivos, devem automatizar a guarda de todas essas informações.
Em contrapartida, empresas menores podem requerer um gerenciamento manual, haja vista que não é tão complexo.
Qual a importância dessa gestão para a empresa?
A grande importância é pelo fato de que a gestão de documentos assegura algumas atividades empresariais.
Afinal de contas, cada um dos arquivos tende a assumir uma função mais estratégica, fazendo com que seja necessário conservar de forma adequada.
Então, podemos afirmar que a gestão de todas essas informações tende a permitir:
- Agilidade na tomada de decisão;
- Elevar a produtividade;
- Reduzir o tempo de busca por dados.
Mas, muito além disso, a gestão documental também ajuda para o compliance, isto é, para que a empresa atue dentro de todas as conformidades com as leis vigentes.
E isso ocorre justamente pelo fato de que a organização oferece uma facilidade gigantesca na busca de contratos para uma análise mais detalhada a respeito dos riscos que oferecem.
Quais os principais benefícios da gestão de documentos?
Dentre todos os benefícios que a gestão de documentos oferece, mencionamos os seguintes:
Redução de custos
A grande vantagem com certeza é o fato de reduzir custos. Afinal de contas, trabalhar com diversos documentos tende a gerar muitas despesas à empresa, seja para envio, preservação ou armazenamento.
Além disso, uma boa gestão documental diminui os possíveis prejuízos em decorrência de perdas, necessidade de reimpressão e demais fatores que poderiam elevar o orçamento.=
Uniformidade e qualidade dos processos
A partir do momento que todos os documentos estiverem devidamente organizados e nas condições corretas para identificação, a empresa irá ganhar tanto em termos de qualidade quanto de agilidade.
Empresas que requerem papéis importantes em seus processos sabem bem quais são as consequências de ter um processo empresarial paralisado ou mesmo perder prazos por conta da falta de um documento.
Mas, a partir do momento que se tem uma boa organização dessa gestão, evita perdas de grandes contratos ou mesmo prejuízo para a imagem e credibilidade da empresa.
Manutenção do histórico empresarial
Por fim, outro aspecto positivo é a possibilidade de planejar de maneira estratégica, analisar resultados e ainda ser capaz de avaliar o desempenho da sua empresa.
Dessa forma, permite uma melhor visualização para o progresso do seu negócio.